Правильно планировать и вовремя выполнять задачи — ценное качество на любой позиции. Независимо от сложности проекта, мотивации, внешних факторов и даже погоды за окном. Cобраться с мыслями бывает непросто: на удаленке нужно больше самоконтроля и мотивации, в офисе — не отвлекаться на звонки, мессенджеры и коллег. Собрали популярные методы тайм-менеджмента, чтобы вы укладывались в дедлайны и не испытывали стресс из-за растущего кома незавершенных дел.
Метод Помидора
Одна из самых популярных техник фокусировки. Поможет, если задачи кажутся объемными и неприступными. День делится на отрезки: 25 минут работы, 5 минут отдыха, через каждые 2 часа перерыв 30 минут. За день будет 14-18 рабочих отрезков. Интервалы можно менять под себя, но обязательно чередовать.
Матрица Эйзенхауэра
Поможет разобраться в приоритетах и выстроить очередность выполнения работ. Разделите их на 4 категории:
срочные, важные;
срочные, неважные;
несрочные, важные;
несрочные, неважные.
Начинайте работу со срочных и важных дел, затем переходите к срочным, но менее важным. Затем несрочные, но важные (кстати, еще их можно делегировать) и в завершении несрочные и неважные (до этих руки доходят не у всех).
Чтобы было удобнее, рекомендуем собирать рабочий список в Miro или Figma. Тогда матрицей можно поделиться с руководителем или коллегами, зашив в карточки ссылки на необходимые документы.
Метод GTD (Getting Things Done)
Одна из самых сложных механик. Мотивирует доводить начатое до завершения и содержать список дел в порядке. В этой системе, кроме тайм-менеджмента, уделяется много внимания работе с информацией. Состоит из 4 последовательных шагов.
Данные о задачах, планах и даже идеях собираются и записываются в одно место. Рекомендуем использовать ноутбук, а не бумажные записи. Получившийся объём — Inbox, входящая информация.
Позиции в Inbox периодически сортируются и делятся на категории. Например, «Реклама», «Статьи», «Продукт», «Исследования», «Встречи».
Каждому пункту присваивается статус. Если информация не нужна сейчас, она переносится в «Базу данных» или «Архив». Если информация требует действий, принцип такой:
дела, занимающие до 2 минут, делайте сразу;
остальные дела запланируйте на точную дату и время либо отложите на определенный срок.
После присвоения статусов приступайте к выполнению согласно созданному расписанию.
В механике есть схожие мотивы с матрицей Эйзенхауэра, так как вы наверняка будете вносить дела в календарь, опираясь на срочность и важность.
Техника «Съесть лягушку первой»
Начинайте день с выполнения самой сложной, объемной или неприятной задачи («лягушки»). С утра мозг не так загружен информацией, и вам будет легче. Метод помогает избавиться от прокрастинации и повышает эффективность. А ещё в конце дня вы ощутите гордость за то, что так легко справились с «лягушкой».
Правила «двух минут» и «только 10 минут»
Часть метода GTD, описанного выше. Если работа займет пару минут — сделайте ее сразу. «Только 10 минут» — вариация на тему. Когда небольшие задачи кажутся скучными или непонятного объёма, дайте себе 10 минут на работу. Даже если не завершите в срок, точно начнете, а значит, приблизитесь к цели. Если за 10 минут ничего не удалось, возможно, этот метод не для вас.
Фокусировка на одной задаче
В режиме многозадачности могут эффективно работать 2,5% людей. Остальных попытки выполнить много дел одновременно часто приводят к разочарованию. Это сложный режим, требующий больших затрат умственной и эмоциональной энергии. Поэтому рекомендуем более простой метод — фокусировать на одном деле в конкретный момент времени.
Спланируйте день, оставьте между временем на работу «окна хаоса», отключите смартфон и уберите посторонние предметы, на которые часто отвлекаетесь, из рабочей зоны. Готово. Приступайте к работе. Подход снизит уровень стресса и повысит уверенность в себе.
Окна хаоса
Принцип планирования, который многие не используют. Внося в календарь или ежедневник встречи и задачи, оставляйте между ними 15-минутные окна. Они могут понадобиться, если:
встреча затянулась и накладывается на следующую
нужно сделать саммари обсуждения
надо попить воды, прогуляться или подвигаться, чтобы переключить внимание
Кстати, окна хаоса рекомендуем вносить в календарь, как и рабочие встречи. Иначе коллеги могут прислать вам приглашение на 10-минутное обсуждение проекта, от чего график всего дня изменится.
Метод 80/20 (Принцип Парето)
20% всего объема работ приносят 80% результата. Главное — понять, какие дела дают больше профита и в первую очередь выполнять их.
Существует также система Тима Ферриса, которая использует правило Парето: 80% дел можно сделать за 20% времени. Но работа должна занимать всё отведенное на нее время, без отвлечения. То есть от вас нужна максимальная концентрация. Оставшееся время уделяйте рутине, отдыху и обучению.
Метод подходит не для всех специальностей. Например, работникам call-центра или отделения банка, использовать его не получится.
Закрытая дверь
Если работа не связана с коммуникациями с коллегами, клиентами или заказчиками — исключите общение из работы. Убавьте звук телефона и не проверяйте почту (запланируйте на это 10 минут утром и вечером). Если в кабинете есть коллеги и они могут помешать — забронируйте на час переговорную комнату или свободный кабинет. Это поможет сконцентрироваться и повысит продуктивность.
Эффект незавершенного действия
Термин взят из психологии. После завершения задачи снижается напряжение. А если работу не закончить — мозг продолжит искать пути решения. Используйте прием для генерации новых идей или решения сложных вопросов, где нет очевидного пути. Незавершенным лучше оставлять действие в конце рабочего дня, чтобы вернуться к нему утром. Иначе мысли о нем могут помешать выполнению других задач. Используйте метод с осторожностью. Он не призывает забирать работу на дом, а лишь подталкивает подсознание искать новые способы решения.
Ешьте слона по кусочкам
Слон — объемный проект, к которому сложно подступиться. Обычно такие постоянно сдвигаются. Чтобы не приступать к ним, находится много причин. Решение: разделить слона на части. Декомпозируйте глобальный проект на блоки, а их разделите на задачи. Так вы поймете:
сколько времени нужно на работу,
какие блоки делегировать и делать параллельно,
хватит ли выделенных ресурсов (времени, навыков, бюджета),
узкие места, которые могут встретиться при выполнении.
Прием подходит как руководителям команд, так и лидерам проектов в разных направлениях.
Приложения и инструменты тайм-менеджмента
Современные технологии позволяют управлять рабочим процессом с телефона или ноутбука из любой точки мира. Они автоматизируют процессы, а ещё сохраняют историю прошлых проектов. Это позволяет эффективнее планировать нагрузку. Собрали для вас самый популярный софт на тему тайм-менеджмента.
Todoist. Приложение для создания списка задач. Расставляйте приоритеты, делите на сферы, добавляйте файлы, передавайте в совместный доступ, ставьте дедлайны и задавайте повторы. Можно настроить под матрицу Эйзенхауэра.
Trello / Kaiten / Jira. Таск-менеджеры для управления задачами в системе канбан. Это доски с карточками, которые показывают путь проекта от идеи до результата. Подходит для личного и командного использования.
Forest. Мотивирующее предложение, с которым вы будете меньше отвлекаться на телефон. Пока не трогаете гаджет, на экране растет дерево. Чем дольше сосредотачиваетесь на работе, тем оно выше. При переводе приложения в фоновый режим или включении другой программы растение увядает.
Focus To-Do. Таймер для метода Помидора и таск-менеджер одновременно.
Notion. База данных для хранения и систематизации информации почти в любом виде: от текста до видео. Структурируйте контент в канбан-доски, календари и приглашайте участников команды с разными уровнями доступа.