13 методов тайм-менеджмента для вашей эффективности

14.05.2024

Правильно планировать и вовремя выполнять задачи — ценное качество на любой позиции. Независимо от сложности проекта, мотивации, внешних факторов и даже погоды за окном. Cобраться с мыслями бывает непросто: на удаленке нужно больше самоконтроля и мотивации, в офисе — не отвлекаться на звонки, мессенджеры и коллег. Собрали популярные методы тайм-менеджмента, чтобы вы укладывались в дедлайны и не испытывали стресс из-за растущего кома незавершенных дел.

Метод Помидора

Одна из самых популярных техник фокусировки. Поможет, если задачи кажутся объемными и неприступными. День делится на отрезки: 25 минут работы, 5 минут отдыха, через каждые 2 часа перерыв 30 минут. За день будет 14-18 рабочих отрезков. Интервалы можно менять под себя, но обязательно чередовать. 

Матрица Эйзенхауэра

Поможет разобраться в приоритетах и выстроить очередность выполнения работ. Разделите их на 4 категории: 

  • срочные, важные; 

  • срочные, неважные; 

  • несрочные, важные; 

  • несрочные, неважные.

Начинайте работу со срочных и важных дел, затем переходите к срочным, но менее важным. Затем несрочные, но важные (кстати, еще их можно делегировать) и в завершении несрочные и неважные (до этих руки доходят не у всех).

Чтобы было удобнее, рекомендуем собирать рабочий список в Miro или Figma. Тогда матрицей можно поделиться с руководителем или коллегами, зашив в карточки ссылки на необходимые документы.

Метод GTD (Getting Things Done)

Одна из самых сложных механик. Мотивирует доводить начатое до завершения и содержать список дел в порядке. В этой системе, кроме тайм-менеджмента, уделяется много внимания работе с информацией. Состоит из 4 последовательных шагов.

  1. Данные о задачах, планах и даже идеях собираются и записываются в одно место. Рекомендуем использовать ноутбук, а не бумажные записи. Получившийся объём — Inbox, входящая информация.

  2. Позиции в Inbox периодически сортируются и делятся на категории. Например, «Реклама», «Статьи», «Продукт», «Исследования», «Встречи». 

  3. Каждому пункту присваивается статус. Если информация не нужна сейчас, она переносится в «Базу данных» или «Архив». Если информация требует действий, принцип такой: 

  • дела, занимающие до 2 минут, делайте сразу;

  • остальные дела запланируйте на точную дату и время либо отложите на определенный срок.

  1. После присвоения статусов приступайте к выполнению согласно созданному расписанию. 

В механике есть схожие мотивы с матрицей Эйзенхауэра, так как вы наверняка будете вносить дела в календарь, опираясь на срочность и важность.

Техника «Съесть лягушку первой»

Начинайте день с выполнения самой сложной, объемной или неприятной задачи («лягушки»). С утра мозг не так загружен информацией, и вам будет легче. Метод помогает избавиться от прокрастинации и повышает эффективность. А ещё в конце дня вы ощутите гордость за то, что так легко справились с «лягушкой». 

Правила «двух минут» и «только 10 минут»

Часть метода GTD, описанного выше. Если работа займет пару минут — сделайте ее сразу. «Только 10 минут» — вариация на тему. Когда небольшие задачи кажутся скучными или непонятного объёма, дайте себе 10 минут на работу. Даже если не завершите в срок, точно начнете, а значит, приблизитесь к цели. Если за 10 минут ничего не удалось, возможно, этот метод не для вас.

Фокусировка на одной задаче

В режиме многозадачности могут эффективно работать 2,5% людей. Остальных попытки выполнить много дел одновременно часто приводят к разочарованию. Это сложный режим, требующий больших затрат умственной и эмоциональной энергии. Поэтому рекомендуем более простой метод — фокусировать на одном деле в конкретный момент времени. 

Спланируйте день, оставьте между временем на работу «окна хаоса», отключите смартфон и уберите посторонние предметы, на которые часто отвлекаетесь, из рабочей зоны. Готово. Приступайте к работе. Подход снизит уровень стресса и повысит уверенность в себе. 

Окна хаоса

Принцип планирования, который многие не используют. Внося в календарь или ежедневник встречи и задачи, оставляйте между ними 15-минутные окна. Они могут понадобиться, если: 

  • встреча затянулась и накладывается на следующую

  • нужно сделать саммари обсуждения

  • надо попить воды, прогуляться или подвигаться, чтобы переключить внимание

Кстати, окна хаоса рекомендуем вносить в календарь, как и рабочие встречи. Иначе коллеги могут прислать вам приглашение на 10-минутное обсуждение проекта, от чего график всего дня изменится.

Метод 80/20 (Принцип Парето)

20% всего объема работ приносят 80% результата. Главное — понять, какие дела дают больше профита и в первую очередь выполнять их. 

Существует также система Тима Ферриса, которая использует правило Парето: 80% дел можно сделать за 20% времени. Но работа должна занимать всё отведенное на нее время, без отвлечения. То есть от вас нужна максимальная концентрация. Оставшееся время уделяйте рутине, отдыху и обучению. 

Метод подходит не для всех специальностей. Например, работникам call-центра или отделения банка, использовать его не получится. 

Закрытая дверь

Если работа не связана с коммуникациями с коллегами, клиентами или заказчиками — исключите общение из работы. Убавьте звук телефона и не проверяйте почту (запланируйте на это 10 минут утром и вечером). Если в кабинете есть коллеги и они могут помешать — забронируйте на час переговорную комнату или свободный кабинет. Это поможет сконцентрироваться и повысит продуктивность.

Эффект незавершенного действия

Термин взят из психологии. После завершения задачи снижается напряжение. А если работу не закончить — мозг продолжит искать пути решения. Используйте прием для генерации новых идей или решения сложных вопросов, где нет очевидного пути. Незавершенным лучше оставлять действие в конце рабочего дня, чтобы вернуться к нему утром. Иначе мысли о нем могут помешать выполнению других задач. Используйте метод с осторожностью. Он не призывает забирать работу на дом, а лишь подталкивает подсознание искать новые способы решения. 

Ешьте слона по кусочкам

Слон — объемный проект, к которому сложно подступиться. Обычно такие постоянно сдвигаются. Чтобы не приступать к ним, находится много причин. Решение: разделить слона на части. Декомпозируйте глобальный проект на блоки, а их разделите на задачи. Так вы поймете: 

  • сколько времени нужно на работу,

  • какие блоки делегировать и делать параллельно,

  • хватит ли выделенных ресурсов (времени, навыков, бюджета),

  • узкие места, которые могут встретиться при выполнении.

Прием подходит как руководителям команд, так и лидерам проектов в разных направлениях.

Приложения и инструменты тайм-менеджмента

Современные технологии позволяют управлять рабочим процессом с телефона или ноутбука из любой точки мира. Они автоматизируют процессы, а ещё сохраняют историю прошлых проектов. Это позволяет эффективнее планировать нагрузку. Собрали для вас самый популярный софт на тему тайм-менеджмента.

Todoist. Приложение для создания списка задач. Расставляйте приоритеты, делите на сферы, добавляйте файлы, передавайте в совместный доступ, ставьте дедлайны и задавайте повторы. Можно настроить под матрицу Эйзенхауэра. 

Trello / Kaiten / Jira. Таск-менеджеры для управления задачами в системе канбан. Это доски с карточками, которые показывают путь проекта от идеи до результата. Подходит для личного и командного использования. 

Forest. Мотивирующее предложение, с которым вы будете меньше отвлекаться на телефон. Пока не трогаете гаджет, на экране растет дерево. Чем дольше сосредотачиваетесь на работе, тем оно выше. При переводе приложения в фоновый режим или включении другой программы растение увядает. 

Focus To-Do. Таймер для метода Помидора и таск-менеджер одновременно. 

Notion. База данных для хранения и систематизации информации почти в любом виде: от текста до видео. Структурируйте контент в канбан-доски, календари и приглашайте участников команды с разными уровнями доступа. 

Все описанные методы вы сможете применить на позициях в команде Райффайзен Банка. Выбирайте вакансию по своему профилю по ссылке, откликайтесь и приходите работать в один из пяти лучших банков-работодателей России в 2023 году по версии HeadHunter.